Способы отправки e-mail уведомлений, или «Почему не доходят заявки с сайта»

Итак, Ваш сайт запущен, и Вы замерли в предвкушении лавины заявок. Но на почту они всё никак не приходят. При этом клиенты звонят с вопросом: «Я заявку на сайте оставил, вы что, не видите?»

Давайте разберёмся, почему так происходит и что с этим делать.

Электронные письма с сайта можно отправлять двумя способами:

1. С помощью хостинга сайта. Практически любой хостинг провайдер, из тех, что предоставляют услуги по размещению сайтов в интернете, имеет в своей инфраструктуре почтовый сервер (специализированное программное обеспечение вроде Sendmail, Postfix, Exim) и может отправлять электронную почту самостоятельно. Этот способ используется по умолчанию. То есть, если не вносить в код сайта никаких дополнительных указаний, сайт будет передавать исходящие письма для отправки на почтовый сервер хостинга.
2. Используя сторонний сервис. Если специальным образом подготовить сайт, он будет передавать исходящие письма для отправки не своему хостингу, а на почтовый сервер какого-либо стороннего сервиса. Чаще всего используются Gmail, Яндекс. Почта, Mail. Ru.

Основные отличия способов отправки электронных писем

• Отправка через почтовый сервер хостинга не требует никаких дополнительных настроек на сайте, а чтобы отправить письмо через сторонний сервис, необходимо на этом сервисе иметь зарегистрированный аккаунт и вместе с письмом для отправки передавать авторизационные данные от него (реальный e-mail и пароль к нему) — никакие сервисы не будут отправлять ваше письмо, как анонимное. При этом есть такой нюанс — большинство сервисов считают недавно созданные и малоиспользуемые ящики подозрительными и не позволяют отправлять через них почту с сайта. Хостинг же всегда отправляет письмо от своего имени и не требует никаких дополнительных данных.

Примечание: если используется сторонний сервис, при смене пароля от ящика не забудьте поменять его и в настройке сайта.

Крупные почтовые сервисы придерживаются очень строгих политик безопасности, но в то же время соблюдают требования друг друга. Поэтому проблем при пересылке писем между этими сервисами практически не возникает. А вот при отправке письма через хостинг сайта очень часто возникает ситуация, когда принимающая сторона расценивает письмо как подозрительное и отправляет его в папку «Спам» получателя.

Это происходит потому, что при отправке через хостинг поле «От кого» (Return-Path) можно заполнить произвольно. Чаще всего владелец сайта указывает какую-то несуществующую почту с доменом сайта (например: info@sitedomain. ru), если не ждёт ответов на письма, либо существующую, но расположенную на стороннем сервисе, если обратная связь нужна. А вот служебное поле «Получено от» (Received) всегда будет содержать настоящую информацию об отправившем его почтовом сервере.

Совет: если уведомления попадают в папку «Спам», настройте в своем аккаунте фильтр (правила обработки входящей почты) для таких писем, чтобы они всегда помещались во входящие.

Однозначно сказать, какой способ отправки уведомлений выбрать, нельзя. Если отправка писем нужна только для того, чтобы уведомлять администратора сайта о происходящих на сайте событиях, достаточно способа «По умолчанию». Если же уведомления будут рассылаться пользователям сайта, либо у хостинга изначально плохие отношения с почтовыми гигантами, либо, по прочим невыясненным причинам, большое количество писем не доходит до получателя, возможно, стоит выбрать второй способ.

Но при этом стоит помнить о том, что любые действия с зарегистрированным ящиком могут повлиять на работоспособность доставки уведомлений с сайта. Например, если сервис заподозрит вас в рассылке спама, ящик будет заблокирован, и не только сайт больше не сможет отправлять через него письма, но и владелец данного ящика не сможет использовать его для своей личной переписки.

В любом случае какой бы способ не был выбран, очень важно досконально протестировать все формы обратной связи перед запуском сайта. И желательно, иметь дополнительный способ уведомления о поступивших заявках: смс, запись в CRM, 1С или другие сервисы.

К выбору способов уведомлений с сайта стоит отнестись с повышенным вниманием, ведь от корректной и оперативной отправки уведомлений зависит эффективность сайта, как инструмента продажи товаров и услуг.

Благодарю своих коллег из производственного отдела Екатерину и Сергея за помощь в подготовке данного материала.